Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus on eräs yleisimmistä riidanaiheista markkinaoikeudessa, sillä hankintalain mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Jo pienikin virhe voi aiheuttaa tarjouksen sulkemisen pois tarjousvertailusta. Tarjouksen laatimisessa kannattaa siten olla erityisen huolellinen ja käyttää tarvittaessa ulkopuolista apua. Lue nämä vinkit oikeanlaisen tarjouksen laatimiseen.
Soveltuvuusarviointi
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointia edeltää tarjoajan soveltuvuuden arviointi ja hankintalaissa on säädetty ns. pakolliset ja harkinnanvaraiset tarjoajan poissulkuperusteet. Pakollisten poissulkuperusteiden nojalla tarjoaja on suljettava pois kilpailusta, jos tarjoaja on syyllistynyt hankintalaissa määriteltyihin vakaviin rikoksiin. Harkinnanvaraiset poissulkuperusteet käsittävät taasen esimerkiksi verojen tai pakollisten sosiaaliturvamaksujen laiminlyönnin. Hankintayksikkö voi asettaa muitakin soveltuvuusvaatimuksia, niistä tärkeimpänä tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet. Tarkista siis, että tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet mm. työterveyshuollon järjestämisestä ovat kunnossa.
Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Kun soveltuvuusarviointi on tehty, hankintayksikkö arvioi seuraavaksi, onko annettu tarjous sisällöltään tarjouspyynnön mukainen. Hankintayksikkö voi asettaa palvelulle tai tuotteelle vähimmäisvaatimuksia ja teknisiä eritelmiä, joiden on toteuduttava, jotta tarjous hyväksytään tarjousvertailuun.
Tarjoajan vastuu tarjouksesta ja tarjouksen lopullisuus
Hankintalain mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Tarjouksen mahdollinen virhe tai epäselvyys katsotaan aina laatijan vahingoksi.
Annettu tarjous on lopullinen, eikä sitä voi enää oma-aloitteisesti täydentää tarjousajan umpeuduttua. Tarkista siis tarjouksesi huolellisesti ennen sen lähettämistä.
Hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa täsmentämään tarjoustaan, mikäli tarjous tai sen liitteet ovat puutteellisia. Tämä täydennysmahdollisuus on kuitenkin hankintayksikön harkintavallassa eli ei kannata tuudittautua siihen, että hankintayksikkö pyytäisi aina täydentämään mahdolliset tarjouksen virheet.
Missä tilanteissa tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä?
Useimmiten tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä silloin, kun siitä puuttuu pakollisia tietoja taikka tarjottu palvelu taikka tuote ei vastaa sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia.
Tässä muutama yleisin esimerkki hylätyn tarjouksen virheistä ja vinkit virheiden välttämiseen.
- Tarjottu palvelu tai tuote ei vastaa sille asetettuja vähimmäisvaatimuksia tai teknisiä eritelmiä. Tarkista siis, että tuotteesi tai palvelusi vastaa vähimmäisvaatimuksia kaikilta osin. Kyseisiin vähimmäisvaatimuksiin voi vaikuttaa jo ennen tarjouksen jättämistä markkinakartoituksessa tai tarjousta koskevien kysymysten jättövaiheessa, tästä lisää toisessa artikkelissamme ”Miten onnistun julkisessa hankinnassa – tässä parhaat käytännön vinkkimme.”
- Tarjous saapuu annetun määräajan jälkeen. Oikeuskäytännön perusteella tiedämme, että jo muutaman minuutin myöhästyminen riittää. Jätä siis tarjouksesi ajoissa!
- Tarjoukseen on jätetty osatarjous, vaikka osatarjouksia ei saanut jättää. Tarkista aina, mikä on pyydetyn palvelun tai tuotteen kokonaisuus ja määrä, jotta et vahingossa tarjoa pienempää osaa kuin mitä on vaadittu.
- Tarjouksessa on annettu sellaisia maksu- tai muita ehtoja, joita ei ole tarjouspyynnössä esitetty. Maksuehdot ovat usein ehdottomia hankintayksikön tarjouspyynnön mukaisesti. Jos maksuehto on 30 päivää, ei kannata tarjota 14 päivää. Tarjoukseen ei kannata myöskään lisätä mitään omia ylimääräisiä ehtoja esimerkiksi tilausmäärän suhteen. Mikäli ko. ehdot ovat tärkeitä yritystoiminnalle, kannattaa näihin yrittää saada muutosta jo markkinakartoitusvaiheessa tai viimeistään tarjouspyynnön kysymysvaiheessa.
Mitä jos tarjouksesi kuitenkin hylättiin tarjouspyyntöä vastaamattomana?
Tarjouspyynnöstä poikkeava tarjous ei kuitenkaan aina ole tarjouspyynnön vastainen. Epäolennaiset puutteet tarjouksessa, kuten allekirjoituksen puuttuminen tai voimassaoloaikaa koskeva virhe eivät oikeuta hankintayksikköä suoraan hylkäämään tarjousta.
Toisaalta tarjousta ei voida myöskään pitää tarjouspyyntöä vastaamattomana, mikäli hankintayksikön tarjouspyyntö on ollut virheellinen tai epäselvä siten, että sen perusteella ei voida antaa vertailukelpoisia tarjouksia.
Hankintayksikön tulee aina noudattaa tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita kilpailutuksessa. Näin ollen hankintayksikkö ei voi asettaa tarjouksille sellaisia ehtoja, jotka eivät liity hankinnan kohteeseen tai jotka objektiivisesti arvioiden asettavat tarjoajat perusteettomasti eriarvoiseen asemaan.
Jos tarjouksesi hylättiin tarjouspyyntöä vastaamattomana, kannattaa tarkistaa huolellisesti hylkäämisen syyt ja tarvittaessa tiedustella hankintayksiköltä lisätietoja. Mikäli vaikuttaa siltä, että hylkäämiselle ei ollut lainmukaisia perusteita, on asiassa mahdollista tehdä oikaisuvaatimus hankintayksikölle ja valitus markkinaoikeudelle.
Mikäli haluat tarkistuttaa hankintamenettelyn oikeellisuuden ammattilaisella, ota meihin yhteyttä. Arvioimme hankintapäätöksen lainmukaisuuden todella edulliseen hintaan, alkaen 500 euroa.
Ja muistathan, että meillä alkuneuvottelu (max. 15 min) on aina maksuton!
Ota yhteyttä! Hankintajuridiikkaan erikoistunut lakimiehemme Enni Kranni neuvoo sinut eteenpäin asiassa. Yhteystiedot: Enni Kranni, puh. 0505319186, email: enni.kranni@oranssilaki.fi.
