Sopimus. Kyllä. Oikein laadittu sopimus on kaiken menestyksekkään liiketoiminnan edellytys. Se on laajinta mahdollista vakuutustakin tehokkaampi ja edullisempi riskienhallintatyökalusi. Seuraavassa tiivis muistilista sopimusten tärkeydestä liiketoiminnassa.
1. Kirjallinen muoto: Sopimus kannattaa aina tehdä kirjallisesti, koska se on molempien sopijapuolten – siis paitsi sinun myös asiakkaasi ja/tai yhteistyökumppanisi – edun mukaista. Kirjallisesta sopimuksesta on mahdollisessa myöhemmässä erimielisyystilanteessa helppo tarkistaa, mitä olette sopimusta tehtäessä tarkoittaneet sopia, ja kumpi osapuoli ei ole pitänyt kiinni tästä yhdessä sovitusta. Toisin sanoen näyttösyyt puolin ja toisin puoltavat aina kirjallista sopimista. Suupuheinen sopimus toki sitoo siinä missä kirjallinenkin, mutta ongelmaksi muodostuu valitettavan usein näyttöpuoli, jos ja kun osapuolet ovat erimielisiä sopimuksen sisällöstä esimerkiksi vastuukysymysten suhteen.
2. Vastuukysymykset: Varsinaisten sopimusehtojen, kuten hintojen, toimitusehtojen ja maksuaikojen lisäksi sopimuksella on mahdollista tehokkaasti rajata ja säännellä sopijapuolten vastuita ja riskejä mahdollisissa suoritushäiriötilanteissa. Lähtökohta luonnollisesti on se ideaalitilanne, että sopimukset pidetään puolin ja toisin eikä erimielisyyksiä synny, mutta koska maailma ei vieläkään ole täydellinen, kiistoja toisinaan syntyy. Tällöin on helppo tarkistaa sopimuksen vastuunrajoitus- ja seuraamusehtoja koskevista kohdista, kumpi osapuoli vastaa mistäkin ja millä tavalla.
3. Sopimustyypit: PK-yrityksen sopimukset ovat tavallisesti joko yksittäissopimuksia tai vakiosopimuksia. Yksittäissopimukset räätälöidään tyypillisesti kunkin asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa erikseen, kulloisenkin sopimussuhteen erityisluonne huomioon ottaen, jolloin erilaisia/erisisältöisiä yksittäissopimuksia saattaa yrityksellä olla samanaikaisesti voimassa koko joukko. Vakiosopimukset taas laaditaan sitä silmällä pitäen, että samaa sopimuspohjaa on mahdollista käyttää useiden samantyyppisten asiakkaiden ja/tai yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksia tehtäessä. Vakiosopimuksissa saatetaan usein viitata kyseisen toimialan yleisiin sopimusehtoihin, jolloin jälkimmäiset tulevat sopimusliitynnän kautta joko kokonaan tai halutuilta osin osaksi osapuolten välistä sopimusta. Tavanomaisia ja suosittuja yleisiä sopimusehtoja ovat mm. Rakennusurakan yleiset sopimusehdot (YSE 1998) ja Teknisen kaupan yleiset myyntiehdot (TK Yleiset 2010).
4. Yleisten sopimusehtojen mainitseminen sopimuksessa ja liittäminen sopimuksen oheen: Mikäli yrityksesi haluaa em. tavalla käyttää yleisiä sopimusehtoja kokonaan tai osittain sopimuksen osana, pitää niihin aina nimenomaisesti erikseen viitata itse sopimuksessa, JA ne täytyy myös oheistaa sopimuksen liitteeksi. Tässä on syytä olla erityisen tarkkana: mikäli yleisiin sopimusehtoihin ei ole itse sopimuksessa viitattu tai niitä ei ole sopimuksen liitteeksi oheistettu, ne jäävät kylmästi sopimuksen ulkopuolelle, eli ne eivät tule lainkaan sovellettavaksi kyseiseen sopimukseen.
Oikeuskäytännöstä löytyy varsin karmaisevia esimerkkejä tilanteista, joissa vakiosopimus on sinänsä tehty ja yrityksen on ollut tarkoitus soveltaa siihen alansa yleisiä sopimusehtoja, mutta syystä tai toisesta joko itse sopimuksessa on unohdettu mainita asiasta tai sitten yleiset sopimusehdot on yksinkertaisesti vain (inhimillisistä syistä) unohdettu liittää sopimuksen oheen. Tulos: kyseiset vakioehdot eivät tule sovellettavaksi kyseiseen vakiosopimukseen, mikä saattaa tulla erittäin, erittäin kalliiksi, kuten seuraavassa elävän elämän esimerkissä huomataan.
Viime vuosien ikävin esimerkkitapaus on tamperelaisen ohjelmistoyhtiön tapaus vuodelta 2006 (nk. Solteq-tapaus), jossa kyseinen yritys oli toimittanut asiakkaanaan olleelle päivittäistavarakaupalle uuden kassajärjestelmän. Aivan yrityksen normaalia liiketoimintaa siis. Sopimuksen arvo oli noin 50 000 euroa. Myöhemmin ilmeni, että kassajärjestelmässä oli tekninen toimintahäiriö, jonka vuoksi päivittäistavarakaupan kassakone oli jättänyt lukematta osan kuluttaja-asiakkaidensa ostoksista. Seurauksena päivittäistavarakaupalle aiheutui noin 500 000 euron suuruinen vahinko käytännössä ilmaiseksi myydyistä tuotteista.
Ohjelmistoyhtiö oli aiemmissa vastaavissa vakiosopimuksissaan käyttänyt liitteenä alan yleisiä sopimusehtoja, joissa olleen vastuunrajoituslausekkeen mukaan kyseisenlaisessa tilanteessa yhtiön korvausvastuu rajoittuisi 8 000 euron suuruiseen vakiokorvaukseen siitä riippumatta, kuinka suuri vahingon määrä tosiasiassa olisi, toisin sanoen vaikka se olisi miljoonia euroja.
Mutta. Ohjelmistoyhtiö oli unohtanut liittää kyseiset yleiset sopimusehdot osapuolten väliseen sopimusasiakirjaan. Seuraus: ohjelmistoyhtiö tuomittiin sekä käräjä- että hovioikeudessa maksamaan sopijakumppanilleen aiheutunut vahinko (500 000 euroa) täysimääräisenä. Näin ollen pienen pieni inhimillinen unohdus sopimusta tehtäessä johti siihen, että ohjelmistoyhtiö joutui maksamaan päivittäistavarakaupalle 500 000 euron korvaukset sellaisen sopimuksen rikkomisesta, jonka arvo oli ollut 50 000 euroa. Mikäli yleiset sopimusehdot olisi muistettu liittää sopimuksen osaksi, yhtiön korvausvastuu olisi rajoittunut 8 000 euron kiinteään vakiokorvaukseen. Liike-elämä joskus on.
5. Allekirjoitus: Kaikki sopimukset, niin yksilölliset sopimukset kuin vakiosopimuksetkin, pitää aina muistaa allekirjoittaa. Tämä on sinänsä itsestään selvää, mutta arkikäytäntö osoittaa toisinaan aivan muuta: sopimusneuvottelut on käyty ja sopimuspaperikin laadittu asianmukaisesti, mutta allekirjoitus on syystä tai toisesta jäänyt laittamatta paperiin. Tuloksena saattaa pahimmillaan olla se, että sopimuksen katsotaan jääneen syntymättä, jolloin siihen ei myöskään mahdollisessa erimielisyystilanteessa voida tehokkaasti vedota. Tämä on kuitenkin tapauskohtaista; aina allekirjoittamattomuus ei automaattisesti aikaansaa sopimuksen syntymättä jäämistä.
6. Kuluttajasopimukset v. B to b –sopimukset: On hyvä vielä muistaa, että mikäli yrityksesi myy tuotteita tai palveluita kuluttajille, tulee aina huomioida kuluttajansuojalain säännökset, jotka ovat pakottavaa oikeutta kuluttajan hyväksi. Niistä ei voida sopimuksin poiketa kuluttajan haitaksi. Tilanne on kokonaan toinen yritysten välisessä kaupassa, jossa vastaavanlaista pakottavaa lainsäädäntöä ei ole taustalla, vaan lähtökohtana on laaja sopimusvapaus. Lainsäätäjä on siis olettanut, että yritykset ovat sopimuksia solmiessaan lähtökohtaisesti tasaveroisessa asemassa, riippumatta siitä onko asia todellisuudessa näin, jolloin pakottavaa suojaa toisen sopijapuolen hyväksi ei ole ollut tarpeen säätää. Tämä tarkoittaa, että osapuolten välisen sopimuksen merkitys mahdollisia myöhempiä erimielisyyksiä ratkaistaessa on keskeinen. Panosta siis varsinkin B to B –kaupassa hyvin laadittuun sopimukseen, se takuulla kannattaa. Me autamme yritystäsi sekä kuluttaja- että B to B -sopimuksissa.
7. Ennakointi: Kannattaa muistaa, ja tätä tarkoitamme erittäin vakavissamme, että etukäteen huolellisesti laadittu sopimus tulee aina moninkertaisesti edullisemmaksi kuin epäselvästä sopimuksesta jälkikäteen aiheutuva, viime kädessä tuomioistuimessa tai välimiesmenettelyssä käsiteltävä usein lihava ja pitkällinen oikeusriita. Trust us.
8. Lopuksi: Asiakkaiden ja yhteistyökumppanien kanssa solmittavat sopimukset on hyvä käydä läpi ja päivittää ainakin muutaman vuoden välein tai ainakin aina silloin, jos jokin olennainen kyseisiin sopimusedellytyksiin tai liiketoimintaasi vaikuttava olosuhde ympärillä yhtäkkiä muuttuu. Dynaamisessa maailmassa tapahtumien sykli on yllättävän lyhyt.
9. Muista: Me Oranssit lakimiehet autamme mielellämme yritystäsi kaikenlaisissa sopimusteknisissä asioissa, isoissa, pienissä ja keskikokoisissa, oli kyse sitten sopimusneuvotteluista, sopimuksen laatimisesta, sopimusten tarkistamisesta taikka erimielisyyksien ratkaisemisesta. Älä suotta stressaa vaan käänny ajoissa asiantuntijan puoleen. Takaamme, että et kadu.
